Protokoll fra møte 01/2014 - Naturhistorisk museums styre

Følgende møteplan ble vedtatt:

Torsdager 9:00 - ca. 12:00

3.april
5.juni
25.september
27.november

Saksdokumenter:

HMS- koordinator Krenar Badivuku utdypet HMS-notatet og besvarte spørsmål. Bjørlykke ga en kort orientering om historikken til radonproblemene for de nye styremedlemmene.

Sykefraværstatistikken forelå for første gang delt etter stillingskategoriene t/a og vitenskapelig tilsatte. Fordelingen bekrefter mistanke om underrapportering av sykemelding fra de vitenskapelige. Administrasjonen redegjorde for planer for å få endret tendensen.

Uggerud etterlyste en oversikt over sykefraværet over flere år.

VEDTAK
Notatet om HMS- og sikkerhetssituasjonen ved NHM tas til etteretning.

Saksdokumenter:

Bjørlykke og Vollelv orienterte

Årsresultatet viser et overskudd på 19,5 mill. kroner som fordeler seg mellom den bevilgningsfinansierte virksomheten (basis) og den eksternt finansierte virksomheten (EFV) på henholdsvis 7,65 mill. og 11,88 mill. kroner. For EFV knytter det seg forpliktelser til resultatet og det er dermed ikke å anse som fritt disponible midler. For basisvirksomheten ligger det også bundne midler knyttet til forsinket aktivitet, manglende belastning av internhusleie på Økern og noen mindre ekstrabevilgninger mot slutten av året.
Bjørlykke orienterte om NHMs praksis med å overbudsjettere for å redusere årlige overføringer. Selv om kontrollen er god, savnes et styringsverktøy for å koordinere aktivitet og regnskap underveis.

Vollelv utdypet økonomirapporten. Hun presenterte blant annet prosjektporteføljen, viste sammenhengen mellom basis og EFV og ga status for de enkelte seksjoner.
Styret sa seg tilfreds med redegjørelsen som de mente viste at administrasjonen har god kontroll over økonomistyringen.

VEDTAK
Styret godkjenner virksomhetsrapporteringen for 2013.

Saksdokumenter:

Bjørlykke redegjorde for forutsetningene for budsjettet og plan for 2014. Det er ikke foretatt endringer i budsjettet siden siste styrebehandling (i desember). Videre orienterte han om likestillingstiltakene. Mehlum orienterte om opprettelsen av forskningsgrupper.

Ambisjonsnivået i årsplanen ble diskutert. Det ble både uttrykt ønske om en økning av ambisjonsnivå men også bekymring om kapasiteten var tilstrekkelig. Myklebust foreslo en ekstra satsing på digital formidling i 2014 men sluttet seg til forslag om å utsette dette til et senere år.

Halvorsen presenterte forslag om å øke ambisjonsnivået og intensivere arbeidet med å styrke rekruttering til realfagene. NHM bør slutte seg til det pågående arbeidet med dette uttrykt gjennom Kunnskapsdepartementets strategidokument "Realfag for framtida - strategi for styrking av realfag og teknologi 2010-2014". Et konkret forslag til hvorledes NHM best kan bidra bør utarbeides i form av et kort notat som skal foreligge til 21.mars da Stortingets Oslo benk er invitert til Tøyen.

VEDTAK
Styret vedtar forslaget til revidert budsjett for 2014-2018 og årsplan for 2014-2016 slik det foreligger. Behovet for eventuelle innstramninger i budsjettet vurderes når regnskapet for 1.tertial foreligger.

Styret ber administrasjonen om å foreslå en strategi til hvordan NHM kan bidra til det nasjonale løftet om styrking av realfag. Styret ønsker dette i form av et kortfattet notat (1-2 sider) og ber om å få første forslag innen 10. mars.

Styret ønsker å komme tilbake med forslag om økt satsing på digital formidling etter jubileumsåret 2014 er ferdig.

Saksdokumenter:

Hedda Ugletveit innledet og besvarte spørsmål.

NHM er med på en innvilget EU-søknad som gir midler til en phd stipendiat i tre år på et prosjekt innenfor Marie Curie International Training Network-programmet. Anneleen Kool og Hugo de Boer vil være veiledere for stipendiaten som skal tilsettes ved NHM for en periode på 3 år.

Stillingen ble kunngjort 30.november og innstillingen var klar 22.januar.

Tilsettingssaker tar ofte lang tid og kandidater til stipendiatstillinger søker ofte flere stillinger samtidig. Det skjer derfor relativt hyppig at gode kandidater får flere parallelle tilbud. Det ble reist spørsmål om vi i hht. gjeldende regelverk kan delegere tilsettingsmyndigheten til direktør.

VEDTAK
Vincent Manzanilla tilbys stillingen som stipendiat SKO1017 med tiltredelse 1. mars 2014. Stillingen lyses ut pånytt om han takker nei til stillingen.

Styret ber administrasjonen om å utrede muligheter for å forenkle tilsettingsprosedyrer for stipendiat- og postdoktorstillinger.

Bjørlykke orienterte om status og videre prosess. Det er mange faktorer og instanser som skal samhandle for en hurtig igangsetting av prosjektet.

VEDTAK
Styret slutter seg til det vedlagte forslaget til ny rom- og funksjonsplan for Nytt veksthus på Tøyen og ber Universitetsdirektøren å oversende notatet til Kunnskapsdepartementet.

Saksdokumenter:

Ingen saker

Bjørlykke orienterte om de ulike prosjekter ved NHM samt status og prosedyrer for prioritering av nybygg og rehabiliteringer av bygg ved UiO.

Saksdokumenter:

Bjørlykke orienterte om de viktigste jubileumsarrangmentene. Jubileet gir NHM oppmerksomhet som må utnyttes til å fremme våre hovedprioriteringer. Realfagsatsingen (jfr. sak 4) er et eksempel på dette. Det arbeides derfor med mediehåndtering for å lykkes med å nå fram med disse budskapene.

Bjørlykke orienterte. Styret hadde spørsmål til hvordan legatets midler og eiendeler skulle forvaltes videre og ba om en orientering om dette i neste styremøte.

Saksdokumenter: