Protokoll fra styremøte nr. 04/2012

Referatet ble godkjent.

Saksdokumenter:

HMS notatet ble utdypet av HMS-koordinator Knut Semb

Nytt for 2013 en en prosedyre for å bestille tjenester av Bedrifthelsetjenesten. Bestillingen skal ferdigstilles og behandles gjennom møte med BHT i november.

VEDTAK
Notatet om HMS og sikkerhetssituasjonen ved NHM tas til etteretning.

Saksdokumenter:

Rogstad og Vollelv orienterte om status pr. 2.tertial. Totaløkonomien for både basis- og prosjektvirksomheten viser at museet ved utgangen av 2. tertial hadde til sammen vel 26 millioner i ubrukte midler. 23 millioner ble opprinnelig overført fra 2011, så periodens resultat er isolert på vel 3 millioner kroner. Mesteparten av de ubrukte midlene knytter seg til museets prosjektvirksomhet (dvs. bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet) hvor prosjektinntektene allerede er regnskapsført men hvor aktivitetene og kostnadene påløper senere. For den rene bevilgnings-finansierte delen av virksomheten (basisøkonomien) viser regnskapet for perioden et mindreforbruk sammenlignet med budsjett og reultatprognosen for året er på bakgrunn av dette justert.
Totaløkonomien til museet vurderes ved utgangen av 2. tertial å være god. Justert resultatprognose pr 31.12 innebærer et samlet forventet akkumulert resultat (ubrukte midler) på kr 17,9 millioner, hvorav kr 13,1 millioner er knyttet til prosjektvirksomheten og de resterende 4,8 millioner gjelder utsatt/forskjøvet aktivitet knyttet til basisvirksomheten.
Styret ser seg fornøyd med en stadig forbedret presentasjon som gir god oversikt over status. Administrasjonen arbeider med ytterligere kobling mellom regnskap/budsjett og aktiviteter.

VEDTAK
Styret godkjenner virksomhetsrapporteringen for 2.tertial

Saksdokumenter:

Bjørlykke utdypet NHMs syn på saken, for øvrig vises til saksfremlegg og de fremlagte høringsnotater.

VEDTAK
Styret slutter seg til de fremlagte forslag til høringsuttalelser med en tilføyelse til høring "roller og ansvar".

Saksdokumenter:

Mehlum orienterte om bakgrunn for saken og ny innstilling. Welch vil kunne tiltre i april, noe som ikke medfører problemer for prosjektet.

I forlengelse av behandling av denne saken diskuterte styrets sin arbeidsform i tilsetting av postdoctorer og stipendiater. Grunnet stor konkurranse av de beste kandiater er det viktig å handle raskt. Styret ønsker derfor å behandle sakene gjennom e-post utsendelser.

VEDTAK
Innstillingen følges. Stillingen tilbys Andreanna J. Welch. Hvis hun ikke aksepterer stillingen tilbys den til Hannu Mäkinen.

Bjørlykke viste til at styret tidligere har etterspurt hvilke tiltak som skal iverksettes som konsekvens av de rådene geo- og bioevalueringene ga.

NHMs ledelse samt innad i seksjonene for forskning og samlinger (SFS) og konserverings- og forskningsteknikk (SKF) har det siste året diskutert en forbedring av samlingsforvaltning og styrking av forskningen.

Det utnevnes en komite med to representanter fra hver av disse seksjonene, to representanter fra organisjonene under ledelse av direktøren. Komiteen skal utarbeide et forslag til ny organisering. Styret understreket viktigheten av god informasjonsflyt og mulighet for å uttale seg i denne saken. Det ble blant annet uttrykt ønske om en kommunikasjonsplan. Direktøren vil komme tilbake med detaljer om dette.

Saken skal styrebehandles i neste møte (13/12).

Bjorå fremmet en sak: NHM har fått tilbud om å overta en algesamling fra Biologisk institutt med en knapp tidsfrist. Bjørlykke sørger for at det blir arrangert et møte med instituttet om saken.

Sak er fremmet av Bjorå og Johnsen. De ønsket "en oppdatering på status, om det eventuelt gjøres noen tanker omkring situasjonen."

Mehlum ga en fyldig orientering om likestillingsutvalgets arbeid og planer lagt i 2012. Utvalget har vært hemmet av fravær av flere av medlemmene og er derfor forsinket med iverksettelse av noen av planene. Bjørlykke vil foreta strukturendringer i utvalget.

Styret er opptatt av å styrke kvinneandelen i de faste vitenskapelige stillingene. Et viktig tiltak for å fremme rekrutteringen er å øke fokus på arbeidsmiljø samt sørge for god informasjon om kanaler for å fremme problemer.

Bjørlykke og Rogstad orienterte, forøvrig henvises til saksdokumenter.

Saksdokumenter:

Bjørlykke ga en presentasjon av arkitektens skisse. Dette sammen med NHMs redegjørelse og bakgrunn og hensikt med endringene skal oversendes Riksantikvaren.

UiOs styre har bevilget 15 millioner til videre prosjektering som kan iverksettes etter Riksantikvarens godkjennelse av planen.

Saksdokumenter:

Bjørlykke presenterte plan for et nybygg der driftsbygningen vis a vis gartnerkantinen står i dag. Tøyen Hovedgård er ikke funksjonell for større arrangementer alene, men vil sammen med et nybygg der bl.a. med et større auditorium gi UiO et kongressenter. I tillegg vil NHM endelig få en felles kantine for de tilsatte. Det arbeides med finansieringsplan.

Alle byggeplaner (sak 3,4 og 5) får innvirkning på hagens drift og dens ledelse er involvert i planleggingen.

Bjørlykke orienterte. Grunnet krav fra Riksrevisjonen blir det satt opp en paviljong til butikk og billettsalg mellom museene i nordenden.