Protokoll fra møte 2/14 Naturhistorisk museums styre

Protokollen er godkjent.

Saksdokumenter:

HMS-koordinator Krenar Badivuku gjennomgikk HMS notatet. Til pkt. 1: Resultat av Radonors kontrollmåling forventes klart i mai og vil presenteres for styret i neste HMS notat.

Bjørlykke og Badivuku presenterte rapport etter risikoanalyse av arbeidsmiljøet i museumsbyggene som viser et klart behov for utbedring. Analysen er utført av lokale krefter. Til videre bearbeiding og kvalitetssjekk innhentes assistanse fra HMS-seksjonen.

VEDTAK
Notatet om HMS- og sikkerhetssituasjonen ved NHM tas til etterretning.

Rapport etter risikoanalyse ved NHM viser at situasjonen er bekymringsfull. Styret ber administrasjonen ta kontakt med UiO ledelse, ved enhet for HMS, med sikte på en videre oppfølging.
Videre ber styret seg forelagt en liste over enkle tiltak som kan utføres umiddelbart. Styret vil holdes oppdatert under videre prosess.

Saksdokumenter:

Bjørlykke orienterte om arbeidet med ny energiløsning som er det som gjenstår å konkludere i rehabiliteringsprosjektet. Moderne løsninger er under utredning og vil oppnå stor besparelse både av miljø og i kroner. Fra dagens system som ikke når opp til miljøklasse E til å tilfredsstille krav til klasse A.

Cecilie Webb og Marianne Strøm ga en visuell rundtur i det nye Waldemar C. Brøggers hus. Utstillingene her skal gi bred kunnskap, men også stimulere til nysgjerrighet og anskueliggjøre forskningsprosessen. Til dels helt nye virkemidler tas i bruk men samlingene er fortsatt gitt en sentral rolle i å vise utvikling og artsmangfold.

VEDTAK
1. Styret slutter seg til fag- og skissekonsept for 6 nye basisutstillinger i Waldemar C. Brøggers hus.

2. Styret slutter seg til budsjettforslaget til 6 nye basisutstillinger i Waldemar C. Brøggers hus og gir direktøren fullmakt til å fremlegge det for Universitetets styret.

Saksdokumenter:

Bjørlykke og Rogstad innledet. UiOs totale behov for fornying av bygningsmassen er svært høyt og øker årlig. NHMs bygningsmasse utgjør en stor andel av dette. UiOs masterplan er under revidering og selv om NHM inngår her, ønsker NHM å utvikle en egen totalplan. I denne skal også mindre bygg inngå.

Halvorsen påpekte at timingen for å realisere veksthus og nye utstillinger er ideell nå pga Tøyenutbyggingen som etter kommunens planer skal stå ferdig 2020/21. NHMs anlegg utgjør en stor del av disse planene.

Styret hadde en diskusjon rundt rekkefølgeproblematikk. Det er alltid vanskelig å rangere gode formål og mange kriterier å sortere etter. (nybygg/rehabilitering - hensyn til arbeidsmiljø/ samlinger/publikum).

Uansett må det sørges for fleksibilitet til å fremme de prosjekter som til en hver tid har størst mulighet for å bli realisert.

VEDTAK
Styret ber om det utarbeides en lokal masterplan for fornyelse og utvikling av eiendomsmassen ved NHM. Styrets innspill og kommentarer som fremkom i møtet tas med i det videre arbeidet og endelig forslag til bygningsmessige prioriteringer fremlegges på neste styremøte.

Saksdokumenter:

Bjørlykke utdypet saken. NHM har interesse av at prosessen ikke går i stå. De to årlige møter som UiO har med byrådet er arena for dialog mellom enhetene, men for å sikre gode resultater her er det behov for dialog på et mer operativt nivå i forkant.

VEDTAK
Styret for NHM vil anbefale at det lages en strategiplan for opprettelsen av Tøyen vitensenter. Styret ber NHMs administrasjon om å ta initiativ ovenfor Oslo kommune for å realisere dette. Videre bør NHM styrke egen planleggingskapasitet.

Saksdokumenter:

Hedda Ugletveit redegjorde for saken. Styret bad i forrige møte administrasjonen utrede om det er mulig å forenkle tilsettingsprosedyrene for vitenskapelige stillinger. Dette gjelder i første omgang stillinger som stipendiat og postdoktor. Administrasjonen redegjorde for at prosedyreendringer av denne art krever endringer i museumsreglementet. Universitetsmuseene har dessuten felles reglement så en slik endring krever dialog med KHM. KHM og NHM har også felles tilsettingsråd for teknisk- og administrative stillinger.

VEDTAK
Styret anbefaler at det blir nedsatt et utvalg med representasjon fra universitetsledelsen, KHM og NHM for å se på en endring av museumsreglementet og ber administrasjonen ta initiativ til dette.
Inntil nytt museumsreglement er vedtatt avgjøres tilsettingssaker for stipendiat- og postdoktorstillinger ved at sakene sendes til sirkulasjon blant styrets medlemmer med en ukes svarfrist.

Saksdokumenter:

Bjørlykke orienterte om ressursituasjonen. Stillingen erstatter naturlig avgang.

Det en klar målsetting om å rekruttere kvinner. Styret diskuterte forskjellige rekrutteringsmetoder og kanaler for å best lykkes i dette.

*VEDTAK"
Styret godkjenner forslag til stillingsinnhold, kvalifikasjoner og vurderingskriterier og ber administrasjonen om å lyse ut stillingen med tittel professor/førsteamanuensis..

Saksdokumenter:

Bjørlykke orienterte om ressurssituasjonen. Stillingen erstatter naturlig avgang.
Det en klar målsetting om å rekruttere kvinner. Styret diskuterte forskjellige rekrutteringsmetoder og kanaler for og best lykkes i dette. Styret foreslo at siden man i denne forskergruppen har professorer bør heller utlysningen lyde "... av stilling som 1.amanuensis/ professor". Forskning viser at en slik prioritering tiltrekker flere kvinnelige søkere.

VEDTAK
Styret godkjenner forslag til stillingsinnhold, kvalifikasjoner og vurderingskriterier og ber administrasjonen om å lyse ut stillingen.

Saksdokumenter:

Ugletveit opplyste at siste intervju er gjennomført og at innstillingstekst er mottatt for kort tid siden. Saken vil derfor klargjøres og sendes på sirkulasjon til styret i løpet av kort tid.

Johnsen etterlyste en mer overordnet strategi for rekruttering i vitenskapelig stilinger.

Bjørlykke viste dels til gjeldende strategiplan der prioriteringene kan avleses og dels til at de nye forskningsgruppene nå skal gis anledning til definere egen strategi.

Halvorsen påpekte at et nytt styre har behov for å definere sin egne strategi og slutter seg til Bjørlykkes forslag om en revisjon av forskningsstrategien. Det vil også lette styrets beslutningsprosess ved utlysning av vitenskapelige stillinger.

VEDTAK
Administrasjonen vil legge frem et forslag til plan for videre prosess med å revidere gjeldende forskningsstrategi.

Rogstad utdypet utsendte notat.

Saksdokumenter:

Mehlum utdypet utsendte notat. Johnsen opplyste i tillegg at DNA banken har etablert en ny database for zoologiske DNA-prøver.

Saksdokumenter:

Webb og Kvam orienterte sammen med Bjørlykke.

Webb fortalte først om de gjennomførte arrangementene og oppslutningen om dem.

Deretter gikk hun igjennom de viktigste arrangementene fremover.
Kvam belyste kommunikasjonsstrategi og NHMs bruk og nytte av sosiale medier. Her berømmet hun spesielt de mange NHM ambassadørene blant de ansatte. De ulike arrangementene har ulikt innhold og målgrupper. De skal også formidle ulike budskap.

Styret ble invitert til utstillingsåpning "Gjennom naturen". Denne utstillingen er første samarbeidsutstilling noensinne med Munch-museet og representerer for øvrig det største utlån av objekter.

Neste høydepunkt er 1.juni arrangementet der styrets medlemmer er selvskrevne.

10.september sier planene en nabolagsfest eller rettere "Tøyen løft" fest som vil bli gjennomført om det er tilstrekkelig med ressurser.